◎メールの便利な使い方(Outlook Express:主にwindows XPです)

●スタートアップ(Outlook Expressを開く)

●メニューバー
 すべてのアプリケーションでこう呼びます。
 ここから全ての命令を出します。
 
 例:「ツール」→「オプション」と記入されて
    いたら、ツール(T)をクリックし、そこに出てくる
    リストからオプションをクリックします。

●ツールバー
 メニューバーの中で特によく使うコマンドをアイコンで表示
 して使いやすくしています。

 「ツール」→「送受信」と記入されていたら、ここの送受信
  ボタンをクリックします。

●タブ
 タブによってグループ分けをしています。
 「全般タブ」とあったら「全般」のタブを
 クリックします。

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◎アカウントの設定

●アカウントの設定
 メールを送受信するのに必要な設定は次の4項目です。

 1、受信メールサーバー名(pop3)
 2、送信メールサーバー名(SMTP)
 3、アカウント名
 4、パスワード

 「ツール」→「アカウント」→「メールタブ」→「追加」→
 「メール」→この先はウイザードの案内で進める。

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◎送信偏

●新規メールを書くときテキストに設定。

 デフォルトでは、新規メールを書くときはHTML形式に
 設定されています。
 HTMLのほうが、文字の大きさを変えたり、音をつけたり
 出来ますが、文字の大きさを変えるだけでも、メールのデータ量が
 大きくなります。
 また、相手側のメールソフトがHTMLに対応していない場合も
 ありますので、新規メールを書くときはテキスト形式にします。
 (SSNMLではテキスト形式を採用しています)
 「ツール」→「オプション」→「送信タブ」→「メールの送信形式」→
 「○テキスト形式にチェック」→「OK」

●メッセージ自動折り返し文字を変更。

 OEはメッセージの送信時、デフォルトで38文字で自動的に
 文字を折り返します。
 38文字は中途半端なので、折り返しを長くして手動で改行するか、
 短くして自動改行を活用します。
 「ツール」→「オプション」→「送信タブ」→「メール送信の形式らん」
 →「テキスト形式の設定」または「HTML形式の設定」

 ここに出てくる数字がデフォルトでは76になっていると思います。
 したがって、全角カナを使えば(普通に書いて)38文字で改行
 されると思います。

●署名を挿入。

 メッセージの最後に自分の名前など署名を入れる場合は
 あらかじめ登録しておくと便利です。
 「ツール」→「オプション」→「署名タブ」→「作成をクリック」
 →「下のボックスに署名を記入」→「OK」

●メールを一時的に保存する。

 メールを書きかけて一時的に保存し、また後で書きたいときに
 便利です。
 メッセージの作成画面で
 「ファイル」→「保存」→「下書きフォルダに移動される。」

●複数のメールをまとめて送信する。

 「ツール」→「オプション」を選択してオプションのダイアログ
  ボックスを表示します。
 「耳たぶの送信」をくリック。
 「□メッセージを直ちに送信するのチェックを外します」
 
 これで、いったん「送信トレイフォルダ」に保存されます。
 保存されたメールは「送受信」ボタンをクリックするとまとめて
 送信されます。 

●サイズの大きなメールは分割して送る。

 サイズの大きなメールは分割して送れます。
 (ただし推奨はできません)
 「ツール」→「アカウント」→「目的のアカウントをダブル
  クリック」→「詳細設定タブ」→「送信蘭の□次のサイズより
  メッセージが大きい場合は分割する」→「分割サイズを設定」
  →「OK」

●メールを送信
 
 「ツールバーの新しいメールをクリック」→「宛先:をクリック」
  →「リストの中から送信先の名前(アドレス)をダブりクリック」→
 「OK」「件名、メッセージを入力」→
 「ツールバーの送信をクリック」

●送信済みアイテムの中のメールをもう一度送信する。

  メールが届かなかったなどのトラブルで、もう一回同じメールを
 送るには、送信済みアイテムの中にあるメールをもう一度送ります。
 (内容をコピー&ペーストする方法もありますが添付ファイルなど
  再操作が面倒です)

 ◆送信済みメールを普通には送信できません。

 「目的のメールを右クリック」→「添付ファイルとして転送」→
 「相手のアドレスを指定して送信」
 
 「目的のメールを右クリック」→「転送」→「相手のアドレスを
  指定して送信」

●アドレス帳にメールアドレスを入力する。

 相手のメールアドレスがあらかじめ分かっている場合は、
 アドレス帳に登録すると便利です。
 最低限、相手の名前とメールアドレスが分かっていれば
 OKです。
 自分の名前とメールアドレスも入れます。
 「ツールバーのアドレス帳」→「ツールバーの新規作成」→
 「新しい連絡先」→「名前、メールアドレスを入力」→「OK」

●アドレス張を整理する。

 連絡先が増えてくると、メールのようにフォルダを
 作成して整理すると便利です。

 アドレス帳を開き
 「表示」→「フォルダおよびグループの一覧」
  または
 「作りたいフォルダの上で右クリック」→「新規作成」→
 「新しいフォルダ」→「目的の連絡先を選択」→
 「ドラック&ドロップで移動」

●連絡先をグループに分ける。

 いつも複数の特定の相手にいっせいにメールを送る時はグループ分けを
 すると便利です。

 アドレス帳を開き
 「新規作成」→「新しいグループ」→「グループの名前を入力」→
 「選択ボタン」→「グループのメンバーを選択」→「OK」

 ◆グループの連絡先は、連絡先とアイコンが違いますので、アイコンで
  グループかどうかを判断できます。

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◎メールの受信

●起動時に受信トレイを開く。

 デフォルトではOE(Outlook Expressという以下この略称使用)
 は起動したときに一覧のページを開きます。
 これを起動時に受信トレイを開くようにします。
 「ツール」→「オプション」→「全般タブ」→
 「□起動時に[受信トレイ]を開く」→「OK」

●プレビューを表示しないようにするには。

 「表示」→「レイアウト」をクリックするとウィンドウのレイアウト
  プロパティが表示されます。
  画面下の方にあるプレビューウインドウで
 「□プレビューウィンドウを表示するのチェックを外します。


●メールを受信したら自動的にフォルダに移動。

 特定の人からのメールを自動的に振り分ければ、後から整理する
 手間が省けます。
 届いたメールからその設定をします。

 「移動したい人のメールをクリックして選択」→
 「メニューバーのメッセージ」→「メッセージからルールを作成」

 そうすると、「すでに条件」にその人からのメールが入っています。
 次に移動するフォルダを指定します。

 「2.ルールのアクションを指定してください」→「□指定したフォルダ
  に移動するにチェックを入れます」

 「3.ルールの説明」→「指定したフォルダ(青字)をクリック」→
 「移動先のフォルダを指定」→「OK」

 「4.ルール名」→「ルール名を入力」→「OK」

●相手を指定してメールを禁止する。(スパムメール対策)

 特定の人からのメールを削除するとともに、次回から受信したら
 即ゴミ箱行きになります。

 「禁止したい人のメールをクリックして選択」→「メッセージ」→
 「送信者を禁止する」→「フォルダからメールも削除したい場合はOK」

 しかし、相手によっては、大きなファイルを添付してメールをの
 ダウンロードを長引かせる嫌がらせもあります。こんな相手には
 上の方法では意味がありませんので、これよりも有効だと思われる
 ルールは

 「移動したい人のメールをクリックして選択」→「メッセージ」→
 「メッセージからルールを作成」→
 「2.ルールのアクションを指定してください」→「□サーバーから
  削除するにチェックを入れる」→
 「4.ルール名」→「ルール名を入力」→「OK」

 こうすれば、直接受信メールサーバーにあるメールを削除するので
 ダウンロードに時間がかかるということがなくなります。

 数で勝負してきていると気づいたら直ぐに受信を止め、そのメールを
 サーバーから削除のルールを作ってもう一回受信します。
 そうすれば、今度はダウンロードされません。

 ◆ルールの作り方は
 
  1、ルールの条件指定
  2、ルールのアクションを指定
  3、ルールの説明
  4、ルールの名前を決める

  です。この流れで組み合わせることによってさまざまなルールを
  作成できます。

  上記の解説は、「ルールを送信者にユーザが含まれている」という
  条件ですので、メールをクリックして相手を指定からの方が、早く
  ルールを作れます。

 ◆一般的な作り方は次のとおりです。

  「ツール」→「メッセージルール」→「メール」
  「ツール」→「メッセージルール」→「禁止された送信者の一覧」

●アドレス帳に連絡先が勝手に登録されないようにする。

 OE6の初期設定では、返信したメールの宛先が、自動的にアドレス帳に
 追加されます。

 利用したくない場合
 「ツール」→「オプション」を選択するとオプションのダイアログボックスが
  表示されます。
 「耳たぶの送信」で「□返信したメッセージの宛先をアドレス帳に追加するの
 チェックを外します。

●メールを返信

 メールが来て、返信をしたいときは返信機能が便利です。

 この機能を使えば、相手のアドレスを入れる必要もありません。
 返信機能では、受信の件名がTESTであれば 件名:Re:TEST 
 >TEST

 となります。
 デフォルトでは、相手の分に > をつけて引用されています。
 相手の質問などにそのまま引用すると分かりやすいメールになります。

 「相手のメールをクリックして選択する」→「ツールバーの返信」→
 「あて先が入力され、件名、メッセージが引用されたメッセージ作成ウインドウが開く」→
 「メッセージを書く」→「ツールバーの送信」
 または
 「相手のメールをダブルクリック」→「ツールバーの返信」→
 「あて先が入力され、件名、メッセージが引用されたメッセージ作成ウインドウが開く」→
 「メッセージを書く」→「ツールバーの送信」

●フォルダを作成してメールの移動。

 メールを整理するために新しくフォルダを作りましょう。
 「ファイル」→「新規作成」→「フォルダ」→「名前を入力」→
 「どこの下に作成するかを選択」→「OK」

 作ったフォルダにメールを移動してみます。
 メールを選択するときは、ランダムに複数選択するときは
 Ctrl(クトール)キーを押しながらクリック、
 連続するメールを選択するときは、最初のメールをクリック後
 最後のメールをShift(シフト)キーを押しながらクリックします。
 「移動したいメールを選択」→「作成したフォルダを選択」→
 「ドラック&ドロップで移動」
  
 または、「移動したいメールを選択」→「作成したフォルダを選択」
 →「右クリック」→「フォルダへ移動」→「移動先を選択」→「OK」

●HTMLメール作成。

 HTMLメールとは、ウエーブページをメールとして送ることです。
 テキスト形式では文字の大きさや色を付けることは出来ませんが
 HTMLメールは、文字の大きさ、色、背景をつけたり、音をつける
 ことが出来ます。

 デフォルトでOEはHTMLメールを送るように設定されています。
 しかし、HTMLメールは、サイズが大きく、対応していないメール
 ソフトもありますので、友達同士のやり取りにとどめたほうが無難です。

 「ツールバーの新規作成」→「書式」→「リッチテキスト(HTML)」

 これで、ツールバーが新しくメッセージの欄上にできます。
 ここで、フォントタイプや色、大きさを変えます。
 HTMLメールを作成したら、下のプレビュータブで確認してから
 送信します。

●背景を変える。

 背景は、単色、ファイルから、ひな型から選択できます。
 
 HTMLメール作成画面で、
 「書式」→「背景」→「画像」→「画像ファイルを選択、または▼を
  クリックして選択」

 「書式」→「背景」→「色」→「色を選択」

 「書式」→「ひな型を適用」→「リストの中から選択」

 「書式」→「ひな型を適用」→「他のひな型」→
 「プレビューを見ながら選択」→「OK」

 また、直接HTMLメールを雛形付きで開くことが出来ます。
 このリストには、最近使用したひな型が入ります。

 「新しいメールの右の▼をクリック」→「雛型を選択」

●サウンドを挿入。

 サウンドを挿入します。

 「書式」→「背景」→「サウンド」→「ファイルを指定」→
 「繰り返しを設定」→「OK」

●ひな型を使ってメールを書く。

 ひな型とはHTML形式のメールを書くときの定型です。
 はな型を使うことにより、毎回同じ背景やフォントを使うことが出来ます。
 
 「メッセージ」→「ひな型」※→「ひな型を選択」→「ひな型を選択」→
 「OK」
  
  ※最近使用したファイルは10個まで表示されます。
   ここをクリックしてもOKです。
  
   ひな型はインターネットからオリジナルひな型のダウンロード出来ます。
   
●オリジナルひな型の保存方法。

 オリジナルひな型の配布しているURLからひな型ダウンロード蘭などを
 クリックするとダウンロードが始まります。
 ダウンロードしたファイルは圧縮されていますので解凍します。
 保存先はStationeryです。

●WEBページを送る。

 WebページをHTMLメールとして送ることが出来ます。

 インターネットに接続してから
 「メッセージ」→「ひな型」→「WEBページ」→「URLを入力」→
 「OK」

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◎ひな型

●ひな型の作り方。

 「メッセージ」→「ひな型」※→「ひな型を選択」→
 「右下のほうの新規作成」→この先ウィザード

●ひな型の保存場所。

 ひな型は、デフォルトで
 C:Program Files\Common Files\Microsoft Stationery
に保存されます。


●ひな形メールの操作

1,ひな形メール素材をダウンロードします。
2,ダウンロードを解凍します。
3,解凍したフォルダを保存します。
4,新規メールの作成で、メニューから「メッセージ」→「ひな形の選択」。
5,ひな形を保存した場所からひな形を選択します。
  (ひな形の保存場所は任意です。マイドキュメントでもOKです)
6,ファイルの場所から該当するひな形のHTMLを選択します。
7,ひな形が出ますので、コメントを書き込み「プレビュー」で確認して
  送信します。


●相手のメールソフトを知る。

 相手がどのメールソフトを使っているか知ることが出来ます。
 相手のメールソフトがHTMLメールに対応しているかを
 知るときに便利です。
 OEならHTMLに対応しています。

 「知りたいメールを右クリック」→「プロパティ」→「詳細タブ」

 ここの中から
 X-Mailer.Microsoft Outlook Express 6.00.2800.1409

 という一文を見つけます。ここに書いてあるのが相手のメールソフトです。
  メールソフトによっては、表示されないものもあるようです。
  大抵は表示されるはずです。上の表示なら、OE6です。

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◎メールの共有

●メールアカウントを追加するには。(メールの共有)

 「ツール」→「アカウント」をクリックしてインターネットアカウント
  ダイアログを表示します。
 「耳たぶのメール」を選択して「追加」ボタンをクリックすると
 表示される一覧から「メール」を選択すると「インターネット接続
 ウイザードが起動されるのでウイザードによって進めます。

●家族みんなでメールを利用するには。

 マルチユーザ機能を利用すると、操作環境が異なる複数のユーザを登録し、
 ユーザを切り替えて使用することが出来ます。

 新しいユーザを登録する手順
 1、「ファイル」→「ユーザー」→「ユーザーの追加」を選択して、
   ユーザーの作成ダイアログボックスを表示します。
 2、「ユーザー名」を入力し「□パスワードを要求するにチェックを入れる」
   と、表示されるダイアログボックスで「パスワード」を入力し「OK」。
 3、ユーザーの作成ダイアログボックスの「OK」ボタンをクリックすると
   「[ユーザー名]としてログインしますか?」というメッセージが
   表示されますので「はい」ボタンをクリックすると、
   「インターネット接続ウィザード」が起動します。
 4、「新しいインターネットメールアカウントを作成する」を選択して
   追加するユーザーのメールアカウントの設定を行います。

   なお、ユーザーを切り替えるには「ファイル」→「ユーザーの切り替え」
   を選択すると表示されるダイアログボックスで、切り替えるユーザー名を
   選択しパスワードを入力して、「OK」

 (注)、パスワードを設定しても、終了時にログオフの処理をしなければ、
     次に起動したとき、前回のユーザーがログインした状態で起動します。
     その結果、自分以外の人にメールを読まれてしまう恐れがあります。
   
     「ファイル」→「終了してログオフする」を選択して終了するように
     します。

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◎添付ファイル

●メールに画像などのファイルを添付して送るには。

 ツールバーの「添付(クリップの絵)」をクリックして
 目的のファイルから画像ファイルなどを選択し、「添付」ボタンをクリック
 すると、ファイルが添付されます。

●特定のフォルダにあるファイルをすべてメールに添付したい場合。
 
 目的のフォルダを圧縮して1つの圧縮ファイルにしてメールに添付します。
 目的のフォルダを右クリック、圧縮から圧縮の拡張子を選択してクリックする。
 圧縮されたものを添付する。

●添付したいファイルサイズが圧縮しても大きい場合。
 (分割して送信できます)

 「ツール」→「アカウント」を選択し、インターネットアカウントの
  ダイアログボックスを表示します。
 「耳たぶのメール」をクリック、使用しているアカウントの設定名を選択し
 「プロパティ」ボタンをくりっくすると設定名のプロパティのダイアログ
  ボックスが表示されます。
 「耳たぶの詳細設定」を選択して、「送信」の「□次のサイズよりメッセージ
  が大きい場合は分割するにチェックを入れ」次に「サイズを指定」「OK」。

●受信した添付ファイルを開くには。

 添付されているメールを選択し反転させます。
 クリップの絵をクリックして目的のファイルを選択すると、ファイルに対応した
 アプリケーションが起動してファイルが開きます。
 添付画像などを右クリックして開く、または画像を保存先をっ指定して
 保存することもできます。

 ◆添付ファイルにウイルスやパソコンに問題を起こすプログラムが含まれている
  可能性がある場合は、警告のダイアログボックスが表示されます。

  開く、または保存先を指定してディスクに保存するを選択して「OK」を
  クリックすると開く、または保存することができます。

●受信した添付ファイルが開けない場合。

 初期設定ではウイルスの可能性のある添付ファイルは添付ファイル名が
 薄くなっていて、添付ファイルを開くことが出来ません。

 「ツール」→「オプション」を選択し、オプションのダイアログボックスの
 「耳たぶのセキュリティ」を選択し、「□ウイルスの可能性がある添付ファイルを
  保存したり開いたりしないのチェックを外します」「OK」ボタンをクリック
  すると添付ファイルを開くことができます。

 ◆セキュリティを解除してもファイルに対応したアプリケーションがインストール
  されていないと、受信した添付ファイルを開くことはできません。

  自分にインストールされているアプリケーションで開けるファイル形式で送り
  直してもらうことになります。(または、開けるアプリケーションをインストール
  する必要があります)

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